Zo start je gemakkelijk het BOB-model

Het BOB–model is een praktisch en effectief instrument om te komen tot een verbindend gesprek. Ik heb ervaren dat het in tal van situaties fantastisch werkt. Bijvoorbeeld tijdens een evaluatievergadering van een Raad van Toezicht, bij crisisoverleg over een ernstig incident en bij de besluitvorming van een gemeenteraad. Mijn ervaring is dat de start cruciaal is. Dat is de beeldvormingsfase. Daarin kun je het gesprek maken of breken. Hier zijn zes acties die je als gespreksleider in ieder geval niet moet vergeten.

BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming

Het BOB-model is door Bales en Strodtbeck in 1951 geïntroduceerd. Met het model komt je tot weloverwogen besluiten. Er zijn drie fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Deze fasen onderscheid je strak van elkaar. Je doet eerst de beeldvorming. Pas als die helemaal is afgerond, stap je over naar de oordeelsvorming. Besluitvorming doe je pas, nadat de oordeelsvorming klaar is.

Geen halfbakken compromis

Vaak willen we ieders inbreng serieus nemen en tegelijkertijd komen tot heldere keuzes en besluiten. Dat lijkt in tegenspraak met elkaar. Hoe meer je ieder een bijdrage laat leveren, des te groter lijkt de kans dat je als besluit een halfbakken compromis krijgt. Het model helpt om dat te voorkomen.

Zes cruciale acties in de beeldvormingsfase

Cruciaal is hoe je het gesprek start. Dit zijn de zes acties, waar je als gespreksleider buitengewoon attent op moet zijn:

1. Iedereen een voor een aan het woord

Laat hier direct geen misverstand over bestaan. Je maakt een rondje, waarin iedereen zijn visie op het vraagstuk geeft. Iedereen doet ertoe. Het gaat erom dat ieder zijn bijdrage levert om het beeld in te kleuren van het onderwerp dat op de agenda staat.

2. Niet op elkaar reageren

Opmerkingen als ‘Ik ben het met mijn voorganger eens’ blijven achterwege. Je reageert niet op elkaar. Het gaat erom dat ieder zijn eigen authentieke bijdrage levert en zich daarbij niet laat beïnvloeden door de andere aanwezigen.

3. Stel vragen aan elkaar

Het gaat er niet om dat jij als gespreksleider een helder beeld krijgt, maar de groep als geheel. Stimuleer dan ook dat de deelnemers aan elkaar vragen stellen om een zo helder mogelijk beeld te verkrijgen. Natuurlijk kun je ook als gespreksleider vragen stellen. Je benut de kracht van de groep echter het best als je de deelnemers aan het gesprek uitnodigt om zélf met vragen aan elkaar te komen.

4. Verschillen zijn oké

Koester verschillen. Het is helemaal oké als ieder verschillende beelden heeft. Dat heeft vaak ook met diversiteit in expertise te maken. Tijdens het crisisoverleg kijkt de brandweerofficier met een andere bril dan de politieman, de communicatieadviseur of de burgemeester. Dit geldt natuurlijk ook tijdens een bijeenkomst van het managementteam. De manager bedrijfsvoering ziet vaak iets anders dan de lijnmanager die verantwoordelijk is voor de inhoud van het werk. Gelukkig maar. Juist door die verschillen in deze fase op tafel te krijgen, bevorder je een zorgvuldige besluitvorming.

5. Noteer centraal

Houd als gespreksleider de aantekeningen die je maakt niet voor jezelf. Zorg dat iedereen de notities kan zien. Zelf gebruik ik het liefst een flip-over om de inbreng van de deelnemers te noteren. Dat is heel praktisch. In een bijeenkomst van het crisisteam is het gebruikelijk dat er een speciale medewerker is die aantekeningen maakt, die voor iedereen zichtbaar zijn. Hij heet ‘plotter’ en is speciaal opgeleid om notities te maken van het overleg, afgestemd om de verschillende fases.  Dat is natuurlijk heel mooi, maar ook met een flip-over kun je zelf vaak al gemakkelijk realiseren, dat iedereen de beeldvorming ziet groeien.  

6. Vat samen

Deze aantekeningen helpen je vervolgens om samen te vatten. Het gaat in deze fase er vooral om dat je de verschillende thema’s, aandachtspunten en inzichten benoemt. Dat duidelijk is wat zeker is en wat vaag. Een waardeoordeel laat je achter wege. Je ziet verschillen, tegenstellingen en ontbrekende puzzelstukjes. Met je samenvatting toets je of je de inbreng van de deelnemers goed hebt begrepen. Zo maak je de groep klaar voor de fase van de oordeelsvorming, die hierna volgt.

Wat je hiermee kunt doen

Uiteraard hoef je deze zes acties niet te bewaren voor BOB-gesprekken. Ook als het niet per se je bedoeling is om het BOB-model te volgen, kun je je voordeel doen met deze zes acties. Ze vormen een fantastische start van een verbindend gesprek. Om ermee te werken, kies je het beste één van de acties uit. Die pas je vervolgens steeds toe bij je gesprekken. Je zult zien, dat je direct andere gesprekken krijgt!

Lees ook:

• Verbindend communiceren – in 4 stappen afdalen in de U 
• Een goed gesprek – hoe je ezelsbruggetjes gebruikt 
• Een beoordelingsgesprek is verleden tijd – 4 inspirerende alternatieven 

Foto: Jeffrey F Lin