Hoe je met Planetree samen verandert

Sevagram klavertje vier

Goethe schreef: “Jouw wensen zijn een voorgevoel van hetgeen je in staat bent om ook daadwerkelijk te realiseren”. Leg vooral de nadruk op wat je wél wenst en weersta de verleiding om je wensen door anderen te laten beïnvloeden. Dit was voor Sevagram de basis om voor het gedachtegoed van Planetree te kiezen. Daarmee is Sevagram de eerste zorgorganisatie in Limburg die deze keuze heeft gemaakt.

Door Trudie Severens, lid raad van bestuur Sevagram

Eigen regie van medewerkers

Planetree is een zorgvisie met een uitgesproken cliëntgerichte manier van denken en doen waarbij de medewerker gestimuleerd wordt om steeds weer te laten zien wat merkbaar betere mensgerichte zorg in de dagelijkse praktijk inhoudt. Cruciaal hierbij is eigen regie en leiding nemen, waarbij eigenaarschap gestimuleerd wordt.

Het labeltraject van Planetree is een traject van cultuurverandering en dat zijn meestal taaie trajecten. Ons doel is niet zozeer het behalen van dit label, alhoewel we trots zijn dat in 2017 alle locaties gecertificeerd zullen zijn. De uitdaging voor ons ligt in de weg ernaartoe, waarbij het “waarom” heel belangrijk is.

Waarom willen we dit? Medewerkers gaven bij de start van ons traject veelal aan: “dit doen we toch al?”.

Kleine dagelijkse voorbeelden

Dit bleek niet altijd zo te zijn. Ons eerste labelassessment (0-meting) was confronterend, maar gaf ook een enorm inzicht in het verbeterpotentieel. Een uitgesproken cliëntgerichte manier van werken begint al bij de receptioniste die de slagboom opent en mensen te woord staat. Uitstekende zorgverlening gaat niet alleen om aandacht bij het verlenen van de zorg zelf. Het gaat letterlijk over een opgeruimd huis, prikborden die niet chaotisch en onoverzichtelijk zijn, een duidelijke bewegwijzering, actuele en heldere informatievoorziening. Maar ook over vragen van cliënten vriendelijk en concreet beantwoorden, in plaats van vage antwoorden geven die alle kanten op kunnen. Het gaat bij goede zorg dus ook om kleine dagelijkse voorbeelden die snel heel concreet toegepast kunnen worden.

Eerst proef draaien

En, zoals vaak met vernieuwingen, zijn er altijd vroege vogels, die een uitdaging zien in vernieuwing. Teams die met elkaar aan de slag willen en leidinggevenden die samen met hun teams aan de slag durven. Dit leverde voor Sevagram drie enthousiaste locaties op die als eerste voor het Planetreelabel gingen.

De essentie van de zorgvisie van Planetree is, dat het niet alleen gaat over de primaire zorg, maar ook over menswaardige technologie en architectuur, over bewegen, zingeving, eigen keuzes en vooral de interactie.

Een dergelijke route vraagt een bepaalde inrichting van de organisatie. Ik zal er niet te diep op ingaan, maar een belangrijk onderdeel is het formeren van een initiatiefgroep op locatie. Deze wordt gevormd door (zorg)medewerkers, vrijwilligers en leden van de cliëntenraad. Het is de plek waar verbetervoorstellen landen en worden opgepakt, maar van waaruit ook de verbetervoorstellen gedeeld worden met andere locaties.

Planetree focusgroep

Spannend is ook als er externe focusgroepgesprekken door Planetree Nederland plaatsvinden. Afzonderlijke groepen van cliënten, familie, vrijwilligers en medewerkers worden objectief bevraagd. De beginvraag is altijd: “Wat vindt u van de zorg en het wonen bij Sevagram”? Het is beslist geen papieren exercitie. Verbeteringen moeten aantoonbaar gerealiseerd zijn en de cliënt en zijn sociale netwerk moeten de verbetering aantoonbaar ervaren. Je moet er echt wel iets voor doen en het ook echt willen. Anders zit er geen label in het verschiet.

De eerste drie locaties hebben hun traject succesvol doorlopen en dit heeft heel aanstekelijk gewerkt op de locaties die wilden volgen. Hun trots werd geprikkeld, want zij wilden ook laten zien dat ze net zo cliëntgericht zijn als hun voorgangers. Er ontstond een gezonde competitie. Ook leverden de verbeteracties van de ene locatie een voorsprong op voor de volgende locatie. Deze verbeteringen waren voor hen automatisch onderdeel van hun mensgerichte zorg.

Vallen en opstaan

Echter, net als bij een rijbewijs, slaag je niet altijd de eerste keer. Dit is ook helemaal niet erg. Je moet het doorleven en zoals Cruijff heeft gezegd: “je gaat het pas zien als je het doorhebt”.

Het is een mooi verhaal en iedere letter ervan is waar, maar we zijn beslist niet perfect. Wij maken ook fouten, belangrijk is van deze fouten te leren. Soms komen er uit de focusgroepgesprekken kritische opmerkingen die eerst opgepakt moeten worden alvorens een certificaat kan worden behaald.

Andere wijze van organiseren

Ook hebben in de afgelopen twee jaar organisatieveranderingen plaatsgevonden, We hebben het leidinggevend kader gereorganiseerd, medewerkers zijn overgeplaatst omdat afdelingen gingen sluiten en we zijn gestart met centraal roosteren en het flexibiliseren van inzet. Dit ging niet ongemerkt en probleemloos voorbij. Medewerkers gaven aan dit niet “Planetree” te vinden. Wij zijn met de medewerkers het gesprek hierover aangegaan om uit te leggen dat een gezonde organisatie ook onderdeel is van het gedachtegoed van Planetree en dat hiervoor soms impopulaire maatregelen nodig zijn.

Aandacht voor medewerkers

Je hoort regelmatig de opmerking dat de Raad van Bestuur op grote afstand staat van het primaire proces. Dit is een veronderstelling, die vaak als een vanzelfsprekendheid wordt geaccepteerd. Mijn collega en ik vinden dit niet vanzelfsprekend en vanaf het prille begin van onze samenwerking hebben wij een aantal besluiten genomen. Zo loop ik maandelijks mee in de zorg en mijn collega sluit periodiek aan bij het MDO (multidisciplinair overleg). Het belangrijkste besluit is het structureel in gesprek gaan met medewerkers. Wij ervaren dit als een besluit met een gouden randje.

Twee keer per jaar bezoeken wij alle locaties (twintig in totaal) plus de ondersteunende diensten. Medewerkers kunnen hiervoor intekenen, er is vooraf geen agenda en er wordt geen verslag gemaakt. Leidinggevenden nemen niet deel aan het gesprek. Dit is een bewuste keuze en afgestemd met de leidinggevenden. Wij zien en spreken directeuren en teammanagers regelmatig. Medewerkers zien we wel maar spreken we vaak amper, terwijl zij onze voornaamste ambassadeurs zijn. We willen daarom via deze werkbezoeken echt gerichte aandacht voor de medewerker.

Niet iedereen durfde

Tot onze verbazing vonden medewerkers dit eng en niet iedereen durfde het gesprek aan te gaan. Want zeiden ze: “jullie zijn toch de hoogste baas” of “wordt dat wat ik zeg niet tegen me gebruikt” of “wat moet ik nu met de Raad van Bestuur bespreken?”. Zelf ben je er niet mee bezig of heb je dit niet in de gaten, maar blijkbaar wordt het zo wel beleefd door de medewerker. Het is dus goed om je daar bewust van te zijn. Wat een lid van de Raad van Bestuur zegt, heeft impact

Inmiddels verloopt deze cyclus prima. We vragen nadrukkelijk wat mensen bezighoudt, wat goed gaat en wat aandacht vraagt. Het zijn waardevolle gesprekken en medewerkers zijn oprecht in het delen van hun zorgen. Er is ruimte voor humor en de kans wordt gepakt om ideeën en wensen te uiten. Wij geven dan suggesties hoe zij zelf tot vervolgstappen kunnen komen omdat eigen regie en eigenaarschap in deze het beste werkt. Door deze gesprekken leren medewerkers ons beter kennen en weten zij waar wij, als Raad van Bestuur, voor staan.

Onze aanpak past uitstekend in de uitgesproken mensgerichte zorgvisie van Planetree.

Een Award als stimulans

Bij de start van het Planetree traject hebben we de Sevagram Planetree Award in het leven geroepen. Medewerkers dienen bijzondere initiatieven in die door een jury van cliënten(raad), familie en vrijwilligers worden beoordeeld. Op deze manier worden medewerkers uitgedaagd om met goede ideeën te komen. Ideeën die merkbaar het verschil maken voor de ander, elke dag weer, en waarbij cliënten en hun familie dit ook daadwerkelijk ervaren.

Poezenkamer Sevagram Planetree

Met poezen een verschil maken

Het meest bijzondere idee wint de Award. Onze poezenkamer is hier een mooi voorbeeld van. Een initiatief van medewerkers waarbij twee poezen uit het asiel geadopteerd zijn door een team op locatie omdat dieren een positief effect hebben op mensen en het team erin gelooft. Inmiddels heeft dit initiatief intern al op twee locaties navolging gekregen.

Schilderen op muziek Sevagram Planetree

Schilderen op livemuziek 

Ons kunst- en cultuurprogramma heeft een enorme boost gekregen. Door anders te denken blijkt er veel meer mogelijk dan aanvankelijk gedacht. Bijvoorbeeld een workshop harp spelen voor onze cliënten. Of schilderen op livemuziek, waarbij een student van het conservatorium muziek maakt en cliënten gestimuleerd worden om te schilderen op geleide van de emotie die de muziek oproept. De resultaten zijn verbluffend. Zelfs een middag Tangodansen met cliënten en een groep leerlingen van de middelbare school was een groot succes.

Het is een continu proces van leren, verbeteren en vooral in beweging blijven.

Samen veranderen

Boek samen veranderen (Sevagram)

Ons boekje ‘Samen Veranderen’ sluit hier mooi op aan en is bedoeld om onze medewerkers te inspireren en te prikkelen om in onze steeds sneller veranderende (werk)omgeving vooral niet te blijven stilstaan, maar in beweging te komen, om anders te denken en te doen. Alleen zo maken we samen het verschil.

Trudie Severens, lid Raad van Bestuur Sevagram

Meer lezen over groeien als organisatie:

Wat je kunt doen:

Direct aan de slag met praktische QUICKSCANS
Werken aan je organisatie, je interactie en jezelf doe je met handige quickscans. Stap voor stap werk je zo zelf snel aan je eigen ambities.
Meld je aan en ontvang direct je eerste scans!

Eén gedachte over “Hoe je met Planetree samen verandert”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *