Door Rian Janssen
Hoe kun je in verbinding blijven met elkaar tijdens thuiswerken? De afgelopen tijd heb ik opgehaald hoe andere organisaties hiermee omgaan. De conclusie is dat er vooral aandacht moet zijn voor de niet-werk gerelateerde zaken. Een praatje met een collega dat juist niet over het werk gaat, blijkt, volgens de organisaties die ik gesproken heb, een toegevoegde waarde te hebben. Niet alleen vanwege het sociale contact met collega’s, het heeft ook een positieve invloed op de betrokkenheid bij de organisatie.
Hieronder neem ik je mee met zeven opgehaalde ideeën om juist tijdens het thuiswerken met elkaar in verbinding met te blijven:
- Walk en Talk
- Koffiepraatje
- Check-in
- De beste thuiswerktips
- De thuiswerkende collega
- Deel je hobby
- Wonder.me
1. Walk en Talk
Er worden op vrijwillige basis afspraken ingepland tussen twee willekeurige collega’s. Samen een stukje wandelen, ieder in zijn eigen omgeving. Vertel elkaar hoe je deze periode beleeft. Wat zijn je hobby’s? Wat was je leukste vakantie? Elk onderwerp is goed. Geen zin om te wandelen dan kan een praatje in een luie stoel natuurlijk ook. Plan deze afspraken aan het eind van de dag.
2. Koffiepraatje
Ieder team heeft een keer in de drie weken een teamoverleg in de vorm van een online koffiepraatje. Een van de deelnemers is de organisator/gespreksleider. In veel teams zal dat een senior medewerker zijn die de inhoudelijke aansturing van het team doet. Het is belangrijk dat de organisator vooraf handvatten krijgt wat de bedoeling is en hoe dit te doen.
Handvatten zijn bijvoorbeeld:
- Stuur de dag voorafgaand aan het koffiepraatje een appje naar de groep als reminder. Geef bijvoorbeeld alvast een vraag door waar je het over wilt hebben.
- Geen werkonderwerpen.
- Voorkom dat deelnemers goedbedoelde adviezen geven. Bied vooral een luisterend oor aan.
- De organisator houdt in de gaten of iedereen aan het woord is geweest.
- Vraag door. Denk aan ‘Wat betekent … voor jou?’).
- Geef actief ruimte aan thema’s die mensen inbrengen.
Voorbeeld thema’s:
- Hoe creëer ik ruimte om mijn werk goed te kunnen doen?
- Hoe zorg ik ervoor dat werk en privé gescheiden blijven?
- Ik wil in contact blijven met mijn collega’s. Hoe doe ik dat?
- Jezelf motiveren om het werk goed te blijven doen.
- Help, mijn leidinggevende hoort en “ziet” me niet.
- Ben je nog betrokken bij wat in de organisatie speelt of ben je afgehaakt?
- Wat zijn je grootste frustraties?
- Wat betekent de coronacrisis voor jou?
- Wat wil je vasthouden uit deze periode en wat wil je loslaten?
- Wanneer ben je trots op jezelf?
- Waar kijk je naar uit en waar kijk je tegenop in de komende tijd?
- Wat is het leukste dat je afgelopen weekend hebt meegemaakt?
- Wat is het beste advies dat iemand jou ooit heeft gegeven?
3. Check-in
Voordat een fysieke bijeenkomst start, is er altijd een informeel praatje. De deelnemers druppelen binnen en ondertussen keuvelen we met elkaar over ditjes en datjes. Online-vergaderingen zijn over het algemeen zakelijk en efficiënt. Voor “ditjes en datjes” nemen we amper de tijd. Start daarom een werkoverleg met een check-in. Het idee hierbij is om even een rondje langs de deelnemers te maken. Stel een gerichte vraag en laat iedereen even aan het woord. Het gaat hierbij niet om het met elkaar bespreken wat gezegd wordt maar om iedereen even aan het woord te laten.
Dus geen goedbedoelde adviezen maar wel doorvragen als je een weinigzeggend antwoord krijgt. Op de vraag ‘Hoe gaat het?’, en het antwoord ‘goed’, vraag je door: ‘Wat maakt het dat het goed gaat?
Als leidinggevende is dit tevens een mooie gelegenheid om signalen op te pikken van medewerkers die iets meer aandacht van je nodig hebben. Je kunt ieder werkoverleg beginnen met de vraag: “Hoe voel je je?” maar dat wordt al gauw ervaren als een beleefdheidsvraag. Een vraag als: “Wat heeft je de afgelopen week het meest verrast?” is veel interessanter.
4. De beste thuiswerktips
Met elkaar maken we een document met daarin de beste thuiswerktips. Dit document plaatsen we op een centrale plaats zodat alle medewerkers hier toegang toe hebben. De leukste of beste tips delen we via een intranet of ander intern middel. Dit kan tevens een trigger zijn voor nieuwe tips.
5. De thuiswerkende collega
Via intranet delen we foto’s met korte stukjes tekst van thuiswerkende collega’s.
6. Deel je hobby
Veel collega’s hebben een hobby die ze met veel passie doen. De een kan je uitleggen hoe je een mooie natuurfoto kunt maken, de ander is fanatiek yoga-beoefenaar en weer een ander kan boeiend vertellen over z’n moestuin.
Via Teams, Zoom et cetera bied je op eenvoudige wijze een platform voor iedereen die (online) een halfuurtje een lesje wil verzorgen over zijn hobby. Deze hobbylessen vinden plaats aan het eind van de werkdag.
7. Wonder.me
Maak een virtuele koffiehoek met de (gratis) app wonder.me. Heeft iemand behoefte aan een praatje of even stoom afblazen na een ingewikkeld telefoontje met een klant, dan kan die terecht in de virtuele koffiehoek. Je kunt hier een tweegesprek voeren of met meerdere collega’s tegelijkertijd. In de virtuele ruimte kunnen meerdere gesprekken tegelijkertijd plaatsvinden, net zoals ook in de bedrijfskantine gebeurt. Collega’s die op kantoor samen gingen lunchen kunnen dit nu doen in de virtuele koffiehoek.
Praatje dat juist niet over werk gaat
Wil je met al dat thuiswerken, medewerkers betrokken houden en met elkaar verbinden? Besteed dan vooral aandacht aan de niet-werk gerelateerde zaken.
Een praatje met een collega dat juist niet over het werk gaat, blijkt, volgens de organisaties die ik gesproken heb, van toegevoegde waarde te zijn.
Rian Janssen is adviseur ontwikkeling en mobiliteit bij BsGW
Met dank aan Silvia Heijnen
