Hoe je een vliegende start maakt bij een moeilijk gesprek

Moeilijk gesprek

De eerste klap is een daalder waard. Dat gezegde is oh zo waar bij een moeilijk gesprek. Hoe je een gesprek start is cruciaal. Je zet er de toon mee. Ik geef vier voorbeelden, die je steeds ook kunt bekijken in een korte video. Dan blijkt al gauw dat je het gezegde niet letterlijk moet nemen. Een klap uitdelen is wellicht het laatste waar je aan moet denken. Aan de hand van de vier voorbeelden komt in beeld wat wél verstandig is, als je een moeilijke kwestie aankaart. Ik sluit af met een quickscan, die je direct kunt downloaden.

Vier opties bij een moeilijk gesprek

Je hebt vier verschillende opties om een gesprek te starten. Op de eerste plaats kun je autoritair jouw beeld, oordeel of besluit direct aan de ander opleggen. Een tweede mogelijkheid is, dat je de strijd wilt aangaan. Je creëert dan een zo stevig mogelijke positie bij de aanvang van het gesprek. Als derde kun je kiezen voor de verbindende insteek. Je kent de uitkomst op voorhand niet en bent geïnteresseerd in de opvatting van de ander. Je wilt er samen uitkomen. Tot slot heb je de weg van presentie. Je benadrukt wat je voelt en staat open voor het gevoel bij de ander. Door dat naar boven te laten komen, ontstaat ruimte om onbevangen te kijken naar wat er echt aan de hand is en wat er zich aandient.

Optie 1: Jij legt op

Als je voor de autoritaire insteek kiest, dan ben je klip en klaar. Je legt jouw beeld, oordeel of besluit op aan de ander. Eigenlijk wil je niet echt een gesprek mogelijk maken. Je gebruikt de samenkomst om te regelen, dat er precies gebeurt wat jij wilt. Elk misverstand sluit je uit. Jij bepaalt, regisseert en legt op. Je bent in het autoritaire domein.

In deze video zie je een voorbeeld van zo’n aanpak. In de video zie je mezelf in de rol als bestuurder. Ik praat met Sylvia. Zij vervult de rol van hoofd HR.

De casus is als volgt:

‘Het ziekteverzuim neemt al bijna een jaar steeds verder toe. Het hoofd HR heeft leiding gegeven aan tal van acties. Deze blijken echter niet tot het gewenste resultaat te leiden. De organisatie heeft nog altijd een ziekteverzuim dat hoger is dan de branche.’

 

Optie 2: Je gaat de strijd aan

Je kunt ook de strijd opzoeken. Je start is zo, dat je je een stevige positie creëert voor de discussie die ongetwijfeld zal volgen. Je gaat er hierbij vanuit dat je de ander moet overwinnen. Je zoekt zodanig positie, dat je dat zo goed mogelijk gaat lukken. In de volgende video zie je me dit doen. Ik hanteer het principe ‘de eerste klap is een daalder waard’ letterlijk en deel direct een mokerslag uit.

Het hoeft in dit strijdende domein natuurlijk niet altijd zo te gaan. Je kunt ook subtiel beginnen en stap voor stap het gesprek zó inleiden, dat je de ander uiteindelijk schaakmat zet. De kern is dat je de situatie naar jouw hand wilt zetten. Als je denkt zelf de oplossing al te weten en dat de ander die nog alleen maar hoeft te begrijpen, beland je dan ook in dit strijdende domein.

Optie 3: Je zet in op verbinding

Zodra je inzet op verbinding, ontstaat er een ander perspectief. Je stelt je open voor de opvatting van de ander. Je hebt dan de overtuiging dat jezelf niet de waarheid in pacht hebt. De inbreng van de ander is cruciaal om verder te komen. Die wil je graag vernemen. Je eigen waarheid voeg je daaraan toe. Je gaat op zoek naar verbinding. Je krijgt een uitkomst die je van tevoren niet kende en die recht doet aan de belangen achter de verschillende opvattingen die op tafel komen. Ik noem dit het verbindende domein.

Optie 4: Je deelt je gevoel

De vierde optie is presentie. Je deelt je gevoel en laat zien wat het vraagstuk met je persoonlijk doet. Je nodigt de ander uit om hetzelfde te doen. Door je gevoel te delen voeg je een dimensie toe. Ineens gaat het niet alleen maar over de inhoud van een vraagstuk, maar bovenal over wat het met ieder persoonlijk doet. Het leidt er vaak toe dat je een opening creëert om out-of-the-box te komen. Je ziet ineens een ander perspectief. Het effect is vaak dat in het gesprek passende vervolgacties als het ware ter plekke ontstaan. Ze dienen zich aan, zo zegt Otto Scharmer, de grondlegger van de Theorie U. Ze blijken er eigenlijk al te zijn. Door ruimte te geven aan het gevoelsniveau komen ze naar de oppervlakte. Dit noem ik het presentiedomein.

Krachten versterk je met optie 3 en 4

Natuurlijk kun je voor de eerste twee opties gaan. Je hebt de grootste kans dat je je zin krijgt en dat gebeurt wat jij wilt. Je moet er echter ook rekening mee houden dat je angst zaait. In ieder geval benut je de kracht die bij de ander aanwezig is volstrekt onvoldoende.  Wil je aanwezige krachten versterken dan is verbinding of presentie nodig. Dat vraagt om moed. Want je kent de uitkomst van het gesprek niet. Sterker nog: je stelt je juist open voor de opvatting van de ander. Je brengt die in verbinding met wat bij jezelf speelt, waardoor je samen tot een passend vervolg komt. In het verbindende domein blijf je zakelijk en ben je primair gericht op de inhoud. In het presentiedomein staat het gevoel centraal. In beide gevallen zet je de kracht van de gesprekspartners én jezelf. Zo kom je tot uitkomsten die ertoe doen.

Wat je niet en wél moet doen

De vier opties geven een beeld over wat je vooral niet en wat je vooral wél moet doen. Zie hier de elf acties, waarmee je direct de start van een gesprek beïnvloedt:

Kies positie

  1. Op gelijke hoogte
  2. Niet tegenover elkaar
  3. Vermijd obstakels (tafels) tussen gespreksdeelnemers

Niet doen

  1. Oordeel al klaar hebben
  2. Oplossing al klaar hebben
  3. Overnemen
  4. Eisen stellen

Wél doen

  1. Zorgen delen
  2. Gevoel delen
  3. Vragen om mee te denken
  4. Vragen om feedback

Moeilijk gesprek tips

11 Tips die je zo kunt toepassen bij de start van een moeilijk gesprek Klik om te Tweeten

Quickscan als houvast

In de quickscan ‘van debat naar dialoog’ heb ik de weg uitgewerkt die je het beste kunt afleggen om vanuit debat in dialoog te komen. Het is een 4-stappenplan, dat je uitstekend kan helpen om te komen tot verandering van je gedrag in gesprekken. Je kunt je hier aanmelden om dit te downloaden.

Download hier de quickscan

Deel dit artikel

Mogelijk heb je bij het lezen van dit artikel iemand in gedachten gekregen die hier belangstelling voor zal hebben. Je verricht direct een goede daad door dit artikel naar hem door te sturen.

Meer lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.