Waarom oefenen en feedback organiseren essentieel is

Oefen en organiseer je feedback; copyright Bert Vrolijk

Je komt niet vanzelf van bewust onbekwaam in de positie van bewust bekwaam. Daar moet je wel wat voor doen. Dat vraagt oefening en het organiseren van feedback. Natuurlijk kan het zijn dat je een natuurtalent bent. Maar zelfs met de kwaliteiten van topvoetballer Lionel Messi kun je niet zonder feedback en oefening.

Zo lang vraagstukken nog simpel en ingewikkeld zijn, kun je deze met logica oplossen. Met autoritair en managerial leiderschap kun je dan heel ver komen. Zodra vraagstukken echter complex worden en de omgeving chaotisch is, gaat dat niet meer. Dat is juist nu het geval. Dan is ander leiderschap nodig. Dan is verbinding en presentie geboden. Je gaat samen op weg zonder dat je de toekomst precies kent.

Hoe vermijd je de dominante reflex van top-downdenken? Wat kun je doen? Wat geeft houvast te midden van alle dynamiek?

Ik schets tien ankers van vertrouwen in tien achtereenvolgende berichten.

Dit is het achtste anker: Oefen en organiseer je feedback

Door te doen krijg je vooruitgang

Het werkwoord ‘oefenen’ gebruik ik heel bewust. Meestal hebben we het over scholingen, studie, opleidingen, intervisie en coaching. Daar schuilt een groot gevaar in. Namelijk, dat we blijven steken op denkniveau. De grootste vooruitgang boeken we echter door te doen en daarop te reflecteren, keer op keer. De feedbackloop die we daarvoor inrichten is essentieel.

De BOB-procedure

Bij Radar herhalen we regelmatig de manier, waarop we omgaan met crisissituaties. We passen daarbij de BOB-procedure toe. Deze afkorting staat voor een stapsgewijze aanpak van de besluitvorming: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.

Eerst doe je er als team alles aan om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de situatie. Daarna ga je op zoek naar gemeenschappelijke en afwijkende oordelen. Je bepaalt wat je van de situatie vindt. Tot slot komt de besluitvorming aan bod.

BOB-procedure Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming

Met het rondje zorg je voor inbreng van iedereen

Om elke stap zo goed mogelijk te doen, pas je de methode van het ‘rondje’ toe. Als voorzitter geef je elk van de aanwezigen het woord om beknopt zíjn beeld van de situatie te geven. Ieder reageert in eerste instantie niet op elkaar, maar geeft zijn eigen beeld van de situatie. Opmerkingen als ‘ik ben het met mijn voorganger eens’ of ‘ik denk daar toch anders over’ zijn in de beeldvormingsfase uit den boze. Het gaat erom, dat ieder vanuit zijn beleving zijn eigen beeld inbrengt en dat deelt. Juist door dát te doen ontstaat een voor dat moment zo compleet mogelijk beeld.

Ook in de oordeelsvorming en besluitvorming gebruik je het ‘rondje’ om zoveel als mogelijk de verschillen van inzichten van de teamleden op tafel te krijgen.

Feedback die je opdoet in de praktijk helpt

Iedereen die bij Radar betrokken kan raken bij een nazorgteam krijgt een plek in de oefening. Daarbij proberen we de praktijk zo goed mogelijk te benaderen. Een BOB-procedure kun je lezen, bestuderen en uit je hoofd leren. Maar hij is pas echt van jou wanneer je er in de praktijk mee oefent en daarbij gerichte feedback organiseert. Door herhaalde gezamenlijke reflectie op wat goed gaat en wat beter kan, maak je sprongen vooruit.

Herhaald oefenen geeft kracht

Dat bleek bijvoorbeeld toen we bij ons Kinderbehandelcentrum Knoevelhöfke in Landgraaf met een beginnende brand te maken kregen. Gelukkig waren er geen persoonlijke ongelukken. Niettemin leidde de situatie tot veel persoonlijk ongemak voor kinderen, ouders en onze medewerkers.

We richtten direct een nazorgteam op. Onder leiding van Ageeth, een van de leden van het managementteam, gaat het team aan de slag. Het principe van de BOB staat centraal. Ageeth houdt me op de hoogte van de voortgang. Op een bepaald moment zegt ze: ’Als team hebben we een dubbel gevoel. Aan de ene kant voelen en leven we mee met de betekenis die de brand heeft voor kinderen, hun ouders en de medewerkers. Tegelijkertijd ervaren we ook hoe fijn het is om als nazorgteam te werken. Iedereen weet precies wat hij moet doen. We helpen elkaar zo goed bij het vervullen van ieders rol. Het gaat voortvarend.’ Het jarenlang herhaald oefenen, betaalt zich hier uit.

Meer lezen:

Het samenvattende artikel met alle tien ankers kun je hier lezen: ‘De tien ankers van vertrouwen voor nieuw leiderschap’.

Dit artikel is ontleend aan het boek ‘Groeien in leiderschap. Begin bij jezelf en doe het samen.’

Wat je kunt doen:

Colofon: Foto: Bert Vrolijk

 

Direct aan de slag met praktische QUICKSCANS
Werken aan je organisatie, je interactie en jezelf doe je met handige quickscans. Stap voor stap werk je zo zelf snel aan je eigen ambities.
Meld je aan en ontvang direct je eerste scans!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *