Is een medewerker ontevreden over zijn job? Is er iets gebeurd waar hij zelf niet goed raad mee weet? Of zit hij misschien niet lekker meer op zijn plek? Hoe ga je met zo’n situatie om? Uiteindelijk gaat het om het welbevinden van de medewerker. Want met tevreden medewerkers kunnen de beoogde bedrijfsdoelen makkelijker behaald worden.
Rian Janssen werkt als adviseur ontwikkeling en mobiliteit bij het BSGW en bekleedt binnen die organisatie tevens de rol van vertrouwenspersoon. Het is haar taak om medewerkers te ondersteunen in hun ontwikkeling, welbevinden en professionaliteit. In een interview voor de podcast ‘De Praktijk van Verbindend Leiden’, vertelt Rian hoe zij in haar functie vanuit reflectie handelt. Samen met haar medewerkers verkent zij het speelveld. Rian biedt zelf geen oplossing voor de problemen; meestal komen de medewerkers gaandeweg de gesprekken zelf met voor de hand liggende oplossingen.
Zichtbaarheid
“Het begint ermee dat ik mijzelf natuurlijk zichtbaar moet maken binnen de organisatie”, vertelt Rian. “Het is vooral van belang dat de medewerkers mij weten te vinden op het moment dat ze een vraagstuk hebben.” Jezelf zichtbaar maken gaat niet vanzelf en zal waarschijnlijk tijd en moeite kosten. Een afdelingsoverleg of een introductieprogramma zijn voorbeelden van situaties waarin je jezelf zichtbaar kunt maken. Rian: “ik geloof er heilig in dat als je zichtbaar bent binnen de organisatie, de mensen je wel weten te vinden”.
Luisterend oor
Geef ruimte om eens met een andere blik naar je eigen situatie te kijken.
Vervolgens is een luisterend oor bieden heel belangrijk. Dus zelf geen oordeel vormen, maar de mensen echt ruimte geven om hun verhaal te doen zodat ze hun zorgen, frustratie en angsten kwijt kunnen. Door vragen te stellen zoals ‘hoe zou je het willen?’, ‘hoe ziet je ideale werkdag er dan uit?’ of ‘wat zou je kunnen doen om dit te veranderen?’, help je hen om zichzelf en de situatie ook te leren begrijpen. Je legt het speelveld als het ware voor hen open door aan het einde van het gesprek te vragen wat het gesprek hen heeft gebracht; wat ze ervan meenemen. Vaak lukt het de medewerker op dat moment al om vrij open naar mogelijke oplossingen te kijken waar ze direct zelf mee aan de slag kunnen gaan. Je geeft hen een stuk eigenaarschap terug.
Ruimte geven
De valkuil van veel leiders is om bij een probleem direct in de oplossende stand te schieten. Rian heeft in haar werk geleerd dat je mensen vaak beter kunt helpen door van de ander uit te gaan; samen te onderzoeken wat nou precies bij de ander speelt en te verkennen hoe jij als leider de ander daarin kunt helpen. Wat haar hierbij helpt is om de ander ruimte te geven vanuit positiviteit. Rian: “Ruimte geven voor het verhaal van de ander, ruimte geven voor de emotie die er meestal eigenlijk ook wel altijd inzit, en vooral ook ruimte geven om eens met een andere blik naar je eigen situatie te kijken”.
Reflecteren
Als je focust op het gesprek, dan komt dat resultaat vanzelf.
Om de ander daadwerkelijk die ruimte te kunnen geven heeft Rian op de eerste plaats moeten leren om dingen los te laten en niet direct zelf met een oplossing te komen. Wat haar op dit moment vooral helpt is om steeds opnieuw te reflecteren: ‘hoe is het gesprek gegaan?’, ‘hoe had ik het willen doen?’, ‘is het gesprek ook op die manier verlopen?’, ‘heb ik de ander voldoende ruimte gegeven?’ en ‘ben ik niet in die oplossende stand geschoten?’. Rian kijkt dus niet zozeer naar het resultaat, maar vooral naar het gesprek zelf. Rian is ervan overtuigd dat, wanneer je steeds terugkijkt naar hoe een gesprek verlopen is, dat je daar alleen maar van kunt leren. Een van de vragen die Rian zich iedere keer opnieuw stelt is ‘is er iets wat ik de volgende keer op een andere manier zou doen?’. Die reflectie helpt haar enorm om te zorgen dat het probleem niet zelf gaat oplossen maar samen met de medewerker zo ruim mogelijk het speelveld verkent.
Onbevooroordeeld
Want uiteindelijk gaat het niet om jou, maar om het welbevinden van de medewerker. Door een luisterend oor te bieden en onbevooroordeeld vragen te stellen kun je de ander laten begrijpen waar het probleem precies ligt en kun je samen met die persoon op een positieve manier mogelijke oplossingen verkennen. Op het moment dat je uitgaat van het resultaat dat je wilt bereiken ben je bevooroordeeld en praat je daarnaartoe. Je verliest op dat moment de ruime blik die je eigenlijk voor de ander moet hebben.
Verleg focus
Rian’s tip is dan ook: “focus niet op het resultaat, maar leg je focus op het gesprek zelf”. Wat daar heel praktisch direct bij kan helpen is dat je van tevoren een aantal vragen formuleert die je verkennend waarderend aan de ander in het gesprek kunt stellen. “Als je focust op het gesprek, dan komt dat resultaat vanzelf”, besluit Rian.
De praktijk van verbindend leiden
Wil je het hele verhaal van Rian horen? Luister dan naar de podcast of bekijk de YouTube video van het interview.
